by elwi / piątek, 17 Marzec 2017 / Published in Blog, Wynajem samochodów
*/ ?>

Wynajem aut a rozliczanie kosztów firmy. Wielu właścicieli firm decyduje się na wynajem aut dla siebie lub swoich pracowników. Wybranie takiego rozwiązania to mnóstwo pytań o to, jak rozliczamy koszty wynajmu i czy istotne są także inne opłaty związane z wypożyczeniem samochodu. Oto kilka wskazówek dla przedsiębiorców.

Za co płacimy decydując się na wynajem aut

Wypożyczanie samochodu na zasadach wynajmu długoterminowego to popularna praktyka wśród właścicieli dużych firm, ale również niewielkich przedsiębiorstw. Zakup firmowego pojazdu to czasami zbyt duży wydatek- wynajem aut w wypożyczalni to jedynie czynsz i opłaty związane z eksploatacją pojazdu.

Jeżeli decydujemy się na wynajem długoterminowy samochodu z wypożyczalni, musimy pamiętać, że oprócz samego czynszu za udostępnienie nam pojazdu, w całkowity koszt wliczają się także:

  • koszty paliwa
  • opłaty za parkowanie
  • opłaty za korzystanie z niektórych odcinków autostrad
  • dodatkowe pakiety ubezpieczeń
  • koszty remontu i naprawy, jeżeli uszkodzimy autostrady

Niestety nie wszystkie z opłat, jakie ponosimy wynajmując auto, możemy uwzględnić w firmowym rozliczeniu, jako koszty uzyskania przychodu.

Podstawowym pojęciem, jakie musisz znać decydując się na wynajem aut dla firmy, jest tak zwana „kilometrówka”- ewidencja przebiegu eksploatowanego pojazdu. Dzięki prowadzeniu tego typu zapisów, możemy wliczać kolejne wydatki do kosztów uzyskania przychodu przez firmę. W kilometrówce zawierają się informacje o pojemności silnika, liczbie przejechanych kilometrów czy stawce za 1 km przebiegu. Prowadzenie ewidencji jest konieczne, gdy wykorzystujemy pojazd osobowy, nawet jeżeli jest to samochód zastępczy, z którego korzystamy tymczasowo.

Aby dany wydatek mógł zostać uwzględniony w kosztach firmowych musi być uzasadniony i mieć ścisły związek z działalnością, jaką prowadzimy. Konieczne jest również posiadanie odpowiedniej dokumentacji, która ten fakt potwierdza.

Wynajem aut a rozliczanie kosztów firmy

Cennik wynajmu długoterminowego zależny jest od różnych kosztów eksploatacyjnych i od ubezpieczenia. Ten drugi element ma szczególne znaczenie, gdy planujemy uwzględnić opłaty w wynajem auta a koszty firmy za co placiszfirmowym rozliczeniu.

Ubezpieczenie samochodu OC, AC bądź NNW nie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu firmy, jeżeli nasza umowa z wypożyczalnią nie zawiera odpowiednich zapisów na ten temat. W dokumentacji powinna znaleźć się informacja o tym, że koszty takiego ubezpieczenia ponosi osoba wynajmująca samochód. Dodatkowym warunkiem będzie nieprzekroczony limit kilometrówki w danym miesiącu, wydatki nie mogą również przekraczać określonej przez ustawę wartości. Warto o tym pamiętać, jeżeli podpisujemy umowę na wynajem aut dla firmy.

Kwestia czynszu za wynajem auta bywa sporna, ponieważ sama opłata za wypożyczenie samochodu nie jest bezpośrednio związana z jego eksploatacją. Nie uwzględnia się jej także w kilometrówce. Minister Finansów interpretuje jednak przepisy na korzyść wynajmujących – w 2013 roku uznano, że czynsz można uwzględnić w kosztach podatkowych. Odmienne zdanie ma Naczelny Sąd Administracyjny.

Wypożyczanie samochodu a podatek VAT

W zależności od rodzaju pojazdu (osobowy, ciężarowy, specjalny itd.) wartość procentowa odliczanego podatku VAT może się różnić – znacznie ma także to, czy używamy samochodu tylko w celach firmowych czy również prywatnie. Przepisy z kwietnia 2014 dzielą pojazdy na kilka grup.

Pierwsza grupa to pojazdy, których budowa wyklucza wykorzystanie ich do innego celu niż prowadzenie działalności – nie musimy udowadniać, że nie wykorzystujemy go prywatnie, ponieważ sama konstrukcja auta nam na to nie pozwala. Możemy odliczyć 100% VAT od wydatków eksploatacyjnych.

O przyporządkowaniu do II i III grupy decyduje podatnik – konstrukcja pojazdów nie wyklucza wykorzystywania ich w celach prywatnych, dlatego jeżeli chcemy odliczyć 100% VAT musimy udowodnić, że pojazd używany jest jedynie w firmie. W innych przypadkach obowiązuje 50% VAT.

Zanim zdecydujesz się na wynajem aut dla swojej firmy, sprawdź które wydatki możesz uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu. Dzięki wypożyczeniu możesz wiele zaoszczędzić – ważne by wiedzieć za co dokładnie płacisz jako właściciel firmy.

Wynajem aut a rozliczanie kosztów firmy
Oceń artykuł

TOP ZAREZERWUJ